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档案智能化管理系统

鼎创恒达档案智能化管理系统是基于物联网、RFID技术、数据采集技术、云计算的一体化库存综合管理平台。


1.  系统概述

鼎创恒达档案智能化管理系统是基于物联网、RFID技术、数据采集技术的一体化档案库档案综合管理平台,很好的解决了档案管理信息量大、管理繁琐等问题。

系统提供标准档案管理流程操作,涉及从档案的归档、调档、借阅、归还、销毁、盘点、查询统计等成体系的操作,并对档案材料非授权带出、非法查阅、存放超期、档案室环境异常等状况提供语音声光报警、图像抓拍等多种手段。从企业全局来讲,将原本分散的档案管理操作,进行了有效的整合,规范了管理,明确了岗位职责,更提高了工作效率。实现档案业务办理的数字化、自动化、智能化与高效化。

鼎创恒达公司可根据用户需求进行软件定制开发,与第三方管理系统进行无缝联接。

2.  系统组成图


系统组成图

3.  功能介绍

鼎创恒达档案智能化管理系统由业务管理平台、业务调度平台、手持移动终端三部分组成。


档案智能化管理系统

待办任务

对于未审批、未执行的单据,系统智能提醒,提示相关人员及时处理。

基础数据

查询和录入档案性质,档案室、档案盒、档案柜信息。

档案借阅

实现档案借阅/归还登记,并通过系统对档案借阅人员进行有效的借档引导,另外对需归还的档案,系统根据借出日期计算自动进行档案催归提醒。

档案归档

提交归档申请,查看归档单列表以及处理归档请求,对未审批的申请智能提醒,提示相关人员及时处理。

档案调档

提交档案调档申请,查看调档单列表以及处理调档请求,对未审批的调档申请进行提醒,查询调档记录。

档案移位

提交档案移位申请,查看移位单列表以及处理移位请求,对未审批的移位申请进行提醒,查看

移位记录。

档案盘点

对档案进行实际数量进行清查、清点,掌握文档的流动情况(出入库),核对库内文档数量与申请数量,准确地掌握库内情况。

档案销毁

提交档案销毁申请,查看销毁单列表以及处理销毁请求,对未审批的销毁申请进行提醒,查看销毁记录。

查询统计

查询档案库存,审批、盘点、归档、借阅、调档、销毁、移位操作的记录,查询档案状态占比,档案性质占比。

追踪信息

对操作行为进行提醒,查看异常操作的告警记录,查看档案的出入记录。

绿色通道

具有快速调档、快速调阅、快速归还三大功能,方便使用者进行操作。

可视化查询

管理人员可以通过系统平面图对档案室内档案信息、位置、状况等,进行可视化的系统查询。


可视化界面 

权限设置

设置和查看不同的部门以及人员的信息,以及不同主体对档案系统的操作权限,明确责任和审批流程。

系统设置

       查看RFID设备信息,网络摄像机信息,对数据库进行维护,修改登录设置、密码,查看操作日志。


4.  RFID手持移动终端

 

手持移动终端档案管理系统

              系统可通过RFID手持移动终端与wifi网络进行实时数据通信,实现系统数据上传与下载。

4.1手持移动终端功能

?  档案归档

?  档案盘点

?  档案调档

?  档案移位

?  档案借阅

?  档案归还

?  档案销毁

?  标签录入


5.系统特点

?  系统利用RFID技术实现了档案综合管理,更加安全、准确、实时的监管档案柜中的档案;

?  通过可视化的图形界面形成详细的档案柜档案存放位置分布图,使档案查找更加快捷简易;

?  系统利用RFID技术实现了档案综合管理,更加安全、准确、实时的监管档案柜中的档案;

?  采用wifi技术与RFID手持终端数据实时同步,实现对档案的位置变更、查找等功能;

?  系统具有档案安全管理、智能环境监测管理、自动图像采集、拍照、语音声光报警等多种安全管理功能,有效的保障了档案安全;

?  系统提供多种灵活的第三方接口,与第三方应用系统无缝连接。











 鼎创恒达档案智能化管理系统主要包括实时监控报警、远程盘点、可视化管理、基础信息等。可根据需求定制。


?   系统利用RFID技术实现了远程档案管理,更加安全、准确、实时的监管档案柜中的档案;

?   通过可视化的图形界面形成详细的档案柜档案存放位置分布图,使档案查找更加快捷简易;

?  用户无需到现场手动盘点档案,本系统利用RFID技术,通过网络通讯实时对档案柜中档案进行远程盘点,节省人工的同时确保了盘点的准确性。

?  采用wifi技术与RFID手持终端数据实时同步,实现对档案的位置变更、查找等功能;

?  系统具有档案自动出入安全管理、智能环境监测管理、自动图像采集、语音声光报警等多种安全管理功能,有效的保障了档案安全;

?   系统提供多种灵活的第三方接口,与第三方应用系统无缝连接。






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